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Universitäts Journal
Nr. 4/2002 (Juni), S.31
Beschaffungssystem
Per Intranet ans Material
Seit einigen Wochen kann an der Universität
Leipzig die Materialbestellung
elektronisch unter Verwendung von Web-Formularen
im Intranet erfolgen. Ein entsprechendes
elektronisches Beschaffungssystem
(E-Procurement-System) wurde
am Lehrstuhl Datenbanken des Instituts für
Informatik (Prof. Dr. Erhard Rahm) im
Rahmen einer Diplomarbeit zusammen mit
dem Dezernat 1 entwickelt und eingeführt.
Bisher wurde der zur Materialbestellung
nötige Geschäftsverkehr zwischen dem für
die Beschaffung verantwortlichen Dezernat
1 und den Fakultäten und anderen Universitätseinrichtungen
weitgehend papierbasiert
abgewickelt. So musste die bestellende
Person Informationen bzgl. der benötigten
Artikel etc. manuell in einem
Katalog nachschlagen. Bestellformulare
mussten handschriftlich oder per Schreibmaschine
ausgefüllt und per Fax oder
Hauspost an das Dezernat geschickt werden.
Auch der Umbuchungsvorgang wurde
überwiegend auf Papierbasis durchgeführt.
Ferner waren übergreifende Auswertungen
wie z. B. "Welche Fakultät hat in welchem
Zeitraum von einer bestimmten Produktklasse
wie viel bestellt?" nur mit großem
Aufwand durchführbar.
Das neue System bietet u. a. die folgende
Funktionalität an:
-
Bestellberechtigte Mitarbeiter der Fakultäten
und anderer Einrichtungen können
das System an ihrem Arbeitsplatzrechner
über einen konventionellen Browser nutzen.
Nach Anmeldung im System können
sie den Geschäfts- und Wirtschaftsbedarf
aus dem aktuellen elektronischen
Materialverzeichnis über ein einfach
nutzbares Web-Formular auswählen. Der
elektronische Katalog weist die Verfügbarkeit
der Artikel im Lager sowie die
Kosten aus. Die spezifizierten Bestellungen
werden über das Intranet an das Dezernat
1 weitergeleitet.
-
Im Dezernat werden nach der Prüfung
der Bestellung, der Zusammenstellung
der Artikel und nach der Initiierung des
Versands automatisch die entsprechenden
Aktualisierungen des Lagerbestandes
vorgenommen. Ferner werden die
entsprechenden Umbuchungsformulare
zur Bezahlung generiert und über das
Intranet an die bestellende Einrichtung
geschickt.
-
Durch eine elektronische Archivierung
aller Bestellungen und Umbuchungen in
einer Datenbank können im Sinne eines
Controllings vom Dezernat zudem retrospektive
quantitative Auswertungen
durchgeführt werden. Auf der Basis dieser
Auswertungen können dann bedarfsorientiert
die zukünftig nötigen Materialbestände
bei den entsprechenden Zulieferern
und Großhändlern geplant und
bestellt werden.
Die Vorteile für die Anwender sind eine
Reduzierung des mühsamen manuellen
Formularverkehrs, eine geringeren Anzahl
von fehlerhaften oder fehlgeleiteten Dokumenten,
eine höhere Kostentransparenz
sowie reduzierte Durchlaufzeiten, bis die
bestellten Artikel eintreffen. Vorteile für
das Dezernat 1 sind neben der höheren
"Kunden"-Zufriedenheit vor allem die
ver-besserten
Möglichkeiten für Bedarfsanalysen
und Bestandsplanungen.
Das E-Procurement-System wurde auf der
Basis moderner Internet- und Datenbanktechnologien
erstellt (z. B. Java-basierte
Application-Server, Data Warehousing).
Die Wartung und Weiterentwicklung des
Systems erfolgt durch die im BIC Leipzig
angesiedelte Software-Firma des Diplomanden,
get AG.
R.Müller
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